Klantcases: bedrijven die hun operatie uit Excel haalden.

Promax rijdt met een eigen wagenpark en onderhoudt die in de eigen werkplaats. Planning, werkplaats en administratie draaiden op losse systemen: werkbonnen gingen op papier de werkplaats in, schade werd onderweg per mail of app gemeld, de status van een voertuig zat in het hoofd van de planner en de kosten waren pas zichtbaar als de administratie ze in Exact Online had geboekt.

Werk bleef hangen tussen werkplaats, planning en administratie.

• Meer dan 120 werkbonnen per maand op papier, die daarna nog een keer werden ingetypt.
• Dubbele invoer richting Exact Online, met alle overtypfouten die daarbij horen.
• Planning zag niet wanneer een voertuig terug in roulatie kon, dus ritten schoven.
• Een schademelding kwam los binnen: foto's in de mail, geen vaste vorm, niet gekoppeld aan het voertuig of aan een werkbon.
• Schade en kosten stonden verspreid over mailboxen in plaats van bij het voertuig.

Alpha Rentals verhuurt een vloot van meer dan vijftig verhuurassets. Reserveringen stonden in een Excel naast de telefoon, inspecties gingen op papier en schadefoto's kwamen binnen via WhatsApp en mail. Wie wilde weten of iets vrij was, moest het navragen.

Beschikbaarheid en schade zaten in losse systemen.

• De front office kon een klant niet meteen antwoord geven over beschikbaarheid.
• Schade was moeilijk te verhalen, omdat het niet aan een huurperiode en huurder hing.
• Inname kostte uren: papieren checklist, foto's per mail, kilometerstand op een briefje.
• Periodieke facturatie was elke maand opnieuw handmatig werk.