Privacybeleid

1. Twee rollen, twee verantwoordelijkheden

Deze verklaring is van FleetOne, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 92547605, bereikbaar via info@fleetone.nl en +31 6 15 38 05 95.

Voor de gegevens die je op deze website achterlaat, bijvoorbeeld in het demo- of prijsformulier, zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Wij bepalen zelf waarom en hoe we die verwerken.

Voor de gegevens die onze klanten in het platform vastleggen, zoals werkbonnen, schademeldingen en chauffeursgegevens, zijn wij verwerker. De klant bepaalt wat erin komt en waarvoor het gebruikt wordt; wij verwerken het uitsluitend in zijn opdracht. Die afspraken leggen we vast in een verwerkersovereenkomst.

Werk je bij een bedrijf dat FleetOne gebruikt en heb je een vraag over jouw gegevens, richt die dan in de eerste plaats aan je werkgever. Wij helpen je werkgever om zo'n verzoek af te handelen.

2. Gegevens van bezoekers van deze website

Vraag je een demo of een prijsindicatie aan, dan verwerken wij je naam, bedrijfsnaam, e-mailadres en, als je dat invult, je telefoonnummer. Daarnaast bewaren we wat je zelf meestuurt over je situatie, zoals het aantal voertuigen, de modules waarin je geinteresseerd bent en je bericht.

Die aanvraag komt bij ons binnen per e-mail en jij krijgt een bevestiging op het adres dat je hebt opgegeven. Wij gebruiken deze gegevens om contact met je op te nemen en je aanvraag af te handelen. Wij verkopen ze niet en gebruiken ze niet voor ongevraagde nieuwsbrieven.

Verder plaatsen wij cookies. Zonder jouw toestemming zijn dat alleen de noodzakelijke. Wat de andere categorieen doen en hoe je je keuze aanpast, staat in het cookiebeleid.

Naar het cookiebeleid

3. Gegevens in het platform

Welke gegevens er in het platform staan, hangt af van de modules die de klant gebruikt. In de praktijk gaat het om de volgende categorieen:

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, rol en rechten van gebruikers, en gegevens over het inloggen.
• Wagenpark: kentekens, voertuiggegevens, kilometerstanden, keuringsdatums en documenten. Voertuig- en APK-gegevens halen we op bij de RDW op basis van het kenteken.
• Werkplaats en werkbonnen: omschrijving van het werk, bestede uren, gebruikte onderdelen, foto's en de monteur die het werk heeft uitgevoerd.
• Schade en inspecties: schademeldingen met foto's, locatie, tijdstip en omschrijving, ingevulde voertuigchecks, handtekeningen en automatisch ingevulde Europese schadeformulieren.
• Chauffeurs: wie in welk voertuig rijdt of heeft gereden, meldingen die vanuit de app worden gedaan en de taal die de gebruiker in de app kiest.
• Verhuur: gegevens van huurders en contactpersonen, huurperiodes, contracten, en de staat van het voertuig bij uitgifte en inname, inclusief foto's en handtekening.
• Planning: welke rit aan welk voertuig en welke chauffeur is toegewezen.
• Koppelingsgegevens: de tokens en instellingen die nodig zijn om verbinding te houden met systemen van derden.

4. Gegevens uit telematica

Koppelt een klant zijn telematicasysteem, bijvoorbeeld Geotab, Samsara of App2Track, dan komen daaruit kilometerstanden, ritgegevens en locaties het platform binnen. Locatiegegevens kunnen herleidbaar zijn tot de chauffeur die op dat moment reed.

Deze koppeling is optioneel en wordt door de klant zelf aangezet. De klant is er als werkgever verantwoordelijk voor dat het volgen van voertuigen een geldige grondslag heeft, dat medewerkers erover geinformeerd zijn en dat de gegevens niet voor andere doelen worden gebruikt dan afgesproken.

5. Waarom wij deze gegevens verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Toegang geven tot het platform en misbruik voorkomen.
• Het uitvoeren van de dienst: werk plannen, vastleggen en afronden, en het voertuigdossier actueel houden.
• Facturatie en administratie, waaronder het doorzetten van afgeronde werkbonnen naar de boekhouding.
• Het synchroniseren van gegevens met de systemen die de klant zelf koppelt.
• Ondersteuning bieden, storingen oplossen en het platform verbeteren.
• Contact opnemen naar aanleiding van een aanvraag via deze website.

6. Op welke grondslag

Voor het leveren van het platform en het afhandelen van je aanvraag baseren wij ons op de uitvoering van de overeenkomst of op stappen die daaraan voorafgaan.

Voor beveiliging, het voorkomen van misbruik en het verbeteren van de dienst baseren wij ons op ons gerechtvaardigd belang, waarbij wij jouw belangen meewegen.

Voor analyse- en advertentiecookies baseren wij ons uitsluitend op jouw toestemming, die je op elk moment kunt intrekken.

Waar een wettelijke plicht geldt, zoals de fiscale bewaarplicht, verwerken wij op die grondslag.

7. Met wie wij gegevens delen

Wij delen gegevens alleen wanneer dat nodig is om de dienst te leveren, en nooit voor commerciele doeleinden van derden. Het gaat om de volgende soorten partijen:

• Hostingpartijen die de servers en de opslag leveren.
• Systemen die de klant zelf koppelt, zoals Exact Online voor facturatie en telematica-aanbieders voor kilometerstanden en locaties.
• De RDW, als bron voor voertuig- en keuringsgegevens bij een kenteken.
• Een e-maildienst voor het versturen van berichten, waaronder de bevestiging van je aanvraag.
• Een dienst voor pushberichten naar de mobiele app.
• Adviseurs of instanties, wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

8. Waar de gegevens staan

De primaire platformdata slaan wij op in een datacenterregio binnen de Europese Unie.

Voor ondersteunende diensten, zoals het versturen van e-mail, kan een verwerker buiten de Europese Economische Ruimte betrokken zijn. In dat geval zorgen wij voor een geldige overdrachtsgrondslag, bijvoorbeeld de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

9. Hoe lang wij gegevens bewaren

Gegevens in het platform bewaren wij zolang de account van de klant actief is en zolang dat nodig is voor de dienstverlening. Na afloop van de overeenkomst kan de klant zijn gegevens exporteren; daarna verwijderen wij ze binnen een redelijke termijn.

Gegevens uit een aanvraag via deze website bewaren wij zolang het contact loopt en daarna niet langer dan nodig is om de aanvraag te kunnen terugvinden.

Waar een wettelijke bewaarplicht geldt, zoals voor facturen, houden wij die termijn aan.

10. Hoe wij gegevens beveiligen

Verkeer tussen jouw apparaat en het platform loopt versleuteld via TLS. Toegang is geregeld per rol en per organisatie, zodat gebruikers alleen zien wat bij hun werk hoort.

Toegang aan onze kant is beperkt tot bevoegde medewerkers en alleen voor zover dat nodig is voor onderhoud of ondersteuning. Vermoed je een kwetsbaarheid of een datalek, meld het dan bij ons via het contactadres onderaan deze pagina.

11. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• in te zien welke persoonsgegevens wij van je verwerken;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang;
• je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen of te laten overdragen;
• een gegeven toestemming op elk moment in te trekken.

12. Een verzoek indienen of een klacht

Stuur je verzoek naar info@fleetone.nl of bel +31 6 15 38 05 95. Wij reageren binnen een maand. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon verstrekken, kunnen wij je vragen je verzoek te onderbouwen.

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan horen wij dat graag eerst zelf. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Wijzigingen in deze verklaring

Verandert de manier waarop wij gegevens verwerken, dan passen wij deze verklaring aan en werken wij de datum bovenaan bij. Bij een ingrijpende wijziging informeren wij onze klanten daar actief over.