Software voor je transportbedrijf kiezen: zeven punten waar je op let

Begin bij je operatie, niet bij de demo

Maak eerst je eigen lijstje: waar lekt bij jou de tijd weg? Overtypwerk tussen werkplaats en boekhouding vraagt om iets anders dan een planning die in het hoofd van één planner zit. Pas als je je eigen drie grootste lekken kent, kun je een demo beoordelen op wat er voor jou toe doet.

De zeven punten

Waar je op let, in volgorde van belang:

1. Werkt het waar het werk gebeurt. De monteur en de chauffeur moeten ermee kunnen, op de brug en in de cabine. Software die alleen op kantoor werkt, verplaatst het overtypen alleen maar.
2. Sluit het aan op wat je al hebt. Je boekhouding en telematica vervang je niet. Kijk of het systeem koppelt met wat er staat, in plaats van alles opnieuw te willen doen.
3. Kun je klein beginnen. Per proces starten en later uitbreiden voorkomt een big bang die de operatie stillegt.
4. Blijft je data van jou. Je wilt op elk moment kunnen exporteren, en weten waar de data staat.
5. Is de prijs te volgen. Weet wat je gaat betalen als je groeit in wagens, vestigingen of modules.
6. Is het gebouwd voor transport. Kenteken, APK, werkbon en rit horen begrippen te zijn, geen maatwerk bovenop een generiek pakket.
7. Wie helpt je bij de start. Import van je huidige lijsten, het inrichten van koppelingen en een vast aanspreekpunt maken het verschil tussen weken en maanden.

TMS, fleet management software of operationeel platform

De termen lopen in de praktijk door elkaar, maar er zit een echt verschil achter. Een TMS, voluit transport management systeem, draait om de opdrachtenkant: orders aannemen, ritten plannen en transport factureren. Fleet management software draait om het materieel: onderhoud, keuringen, kosten en de staat van elke wagen. Een operationeel platform zoals FleetOne combineert die materieelkant met werkplaats, planning en schade in één voertuigdossier.

Welke je nodig hebt, hangt af van waar je pijn zit. Zit die in orders en vrachtbrieven, kijk dan naar een TMS. Zit die in stilstand, onderhoud, werkbonnen en losse lijstjes, dan zit je aan de materieelkant. Grotere bedrijven gebruiken soms beide en koppelen ze aan elkaar.

Vragen die je in elke demo stelt

Neem deze vijf vragen mee, welk pakket je ook bekijkt:

• Kunnen we mijn eigen proces zien, met mijn kentekens en mijn werkbon?
• Wat gebeurt er met mijn huidige Excel-lijsten bij de start?
• Hoe krijg ik mijn data eruit als ik ooit wil stoppen?
• Wat kost het als ik groei, en wat kost het echt per maand?
• Wie richt de koppelingen met mijn boekhouding en telematica in?

Bekijk FleetOne voor transportbedrijvenLees ook: werkplaatssoftware voor transportbedrijven kiezenLees ook: wagenparkbeheer in Excel, waar het misgaat