Van papieren werkbon naar digitale werkbon: zo pak je het aan

Wat papieren bonnen echt kosten

Het probleem is nooit de bon zelf, maar wat er daarna mee moet gebeuren:

• De monteur schrijft, kantoor typt het over. Alles gebeurt twee keer.
• Overtypfouten belanden in de factuur, en dat merkt de klant.
• Bonnen raken kwijt tussen de vloer en kantoor, en daarmee de omzet erop.
• Factureren schuift op tot de stapel is weggewerkt.
• Per voertuig terugzoeken wat er ooit gebeurd is, is vrijwel onmogelijk.

Het stappenplan

Overstappen hoeft geen project van maanden te zijn. Deze volgorde werkt:

1. Leg je huidige bon ernaast en streep door wat niemand invult. Wat overblijft is je echte formulier.
2. Bepaal het minimum per bon: kenteken, opdracht, uren, onderdelen, foto's en een handtekening.
3. Laat de monteur invullen op het moment zelf, op de brug, in plaats van 's avonds achteraf.
4. Koppel de afgeronde bon aan je facturatie, zodat doorzetten geen overtypen meer is.
5. Draai één of twee weken dubbel met papier ernaast, en stop er daarna bewust mee.

Wat het oplevert

Werkbonnen worden dezelfde dag afgerond en doorgezet, de onderhoudshistorie en de kosten per voertuig kloppen vanzelf, en de discussie over onleesbare of kwijtgeraakte bonnen verdwijnt. Bij Promax, een transportbedrijf met een eigen werkplaats en meer dan tachtig voertuigen, ging de tijd van werkbon naar facturatie er met 45 procent mee omlaag.

Lees de klantcase van Promax

Waar je op let bij de keuze

Vier praktische eisen aan digitale werkbonnen:

• Invullen werkt op een telefoon of tablet in de werkplaats, niet alleen op een pc op kantoor.
• Foto's horen bij de bon, niet in een losse appgroep.
• De afgeronde bon gaat automatisch richting je boekhouding.
• Monteurs kunnen ermee werken zonder cursus: keuzelijsten in plaats van typwerk.

Bekijk werkplaats en werkbonnen in FleetOneLees ook: werkplaatssoftware voor transportbedrijven kiezen