APK en keuringen van je wagenpark bewaken: zo mis je er geen

Welke datums je bewaakt

Per voertuig gaat het al snel om een handvol terugkerende verplichtingen:

• APK. Voertuigen zwaarder dan 3.500 kg moeten elk jaar gekeurd worden; dat geldt ook voor zware aanhangwagens en opleggers, die hun eigen kenteken en dus hun eigen datum hebben.
• Tachograaf. De tachograaf moet elke twee jaar gecontroleerd en geijkt worden door een erkende werkplaats.
• Arbeidsmiddelen op de wagen: laadklep, autolaadkraan, kooiaap. Die kennen een periodieke keuringsplicht, in de praktijk meestal jaarlijks.
• Documenten met een einddatum: verzekeringsbewijzen, vergunningen en certificaten die bij het voertuig of de inzet horen.
• Onderhoudsintervallen. Geen wettelijke datum, maar wel een afspraak met jezelf die op dezelfde manier bewaakt wil worden.

Wat een verlopen keuring kost

Met een verlopen APK mag een voertuig de openbare weg niet op. Dat betekent per direct een wagen minder in de planning, een boete als er toch mee gereden wordt en, minstens zo duur, ongeplande stilstand op het moment dat het wordt ontdekt: bij het inplannen van een rit, of langs de weg. Ook praktisch: een keuring die op het laatste moment moet, komt bovenop de werkplaatsplanning in plaats van erin.

Bij schade met een verlopen keuring kan bovendien discussie met de verzekeraar ontstaan. Dat risico wil je niet lopen voor een datum die gewoon in een register staat.

Lees ook: wat kost stilstand van een vrachtwagen?

Waarom lijstjes en agenda's stuklopen

Bijna elk transportbedrijf bewaakt keuringen op dezelfde manier: een Excel met datums, een agenda met herinneringen, en één persoon die het overzicht heeft. Dat werkt, tot het niet meer werkt:

• De datums staan verspreid over lijstjes, agenda's en hoofden; niemand heeft ze allemaal.
• Een lijst waarschuwt niet. De datum staat er keurig in, maar niemand kijkt elke week.
• De kennis is persoonsafhankelijk. Valt de bewaker uit, dan valt de bewaking uit.
• Nieuwe of vervangen voertuigen belanden net te laat op de lijst, en trailers worden het vaakst vergeten.
• Bij groei schaalt het niet: dertig wagens met elk vier datums zijn honderdtwintig deadlines per jaar.

Lees ook: wagenparkbeheer in Excel, waar het misgaat

De RDW als bron voor APK-datums

De APK-vervaldatum is openbare registerdata: de RDW houdt hem per kenteken bij. Overtypen is dus onnodig, en zelfs onverstandig, want de overgetypte datum kan verouderen terwijl het register altijd klopt. Een koppeling met de RDW haalt de vervaldatum automatisch op bij elk kenteken in je vloot, ook na een keuring: de nieuwe datum verschijnt vanzelf.

Voor datums die niet in een register staan, zoals de tachograafijking en de keuring van een laadklep, geldt hetzelfde principe op bedrijfsniveau: leg ze één keer vast bij het voertuig, met een signaaltermijn, in plaats van in een losse lijst.

Van signaal naar geplande keuring

Bewaken is stap één; de winst zit in wat er na het signaal gebeurt. Een goede routine ziet er zo uit:

1. Het signaal komt ruim van tevoren, weken in plaats van dagen, zodat er nog iets te plannen valt.
2. De keuring wordt direct ingepland op een dag waarop de wagen toch al stilstaat of het rustig is.
3. De afspraak wordt een werkbon, zodat de werkplaats hem ziet en de uren en kosten bij het voertuig landen.
4. De planning ziet de afspraak, zodat de wagen die dag niet op een rit wordt gezet.
5. Na de keuring verversen de datums vanzelf en begint de cyclus opnieuw, zonder dat iemand een lijst bijwerkt.

Zo bewaakt FleetOne keuringen en onderhoud