Wat is een voertuigdossier?

Wat hoort er in een voertuigdossier

Een compleet dossier bevat per voertuig ten minste:

• Identificatie: kenteken, merk, type, bouwjaar en chassisnummer.
• Documenten, met bewaking van de verloopdatums.
• De onderhoudshistorie, inclusief de werkbonnen waaruit die is opgebouwd.
• Keuringen zoals APK en tachograaf, met vervaldatums.
• Schades, met foto's, context en afhandeling.
• Kosten en kilometerstanden, zodat je kosten per kilometer kunt volgen.
• Inzet: wie er wanneer in reed en welke ritten of verhuurperiodes erbij horen.

Lees ook: wat kost een vrachtwagen per kilometer?

Waarom losse systemen dit niet oplossen

De informatie hierboven bestaat in de meeste bedrijven al ergens: in de boekhouding, in een agenda, in mailboxen en op briefjes. Het probleem is dat het nergens samenkomt. Een dossier is pas een dossier als alles bij hetzelfde kenteken staat en elkaar aanvult, zodat een schademelding, de bijbehorende werkbon en de kosten één verhaal vormen.

Lees ook: wagenparkbeheer in Excel, waar het misgaat

Wat een dossier actief maakt

Het verschil tussen een archief en een actief dossier is wie het bijhoudt. Een archief moet iemand vullen, en dat stopt na drie drukke weken. Een actief dossier vult zichzelf vanuit de processen: een afgeronde werkbon werkt de historie en de kosten bij, de RDW-koppeling levert de APK-datum, telematica houdt de kilometerstand actueel en een schademelding vanuit de cabine hangt zichzelf aan het juiste kenteken. Niemand hoeft het dossier te onderhouden, het ontstaat door het werk zelf.

Wat je eraan hebt

Een actueel dossier betaalt zich op meerdere momenten uit:

• Bij verkoop of inruil laat je de complete historie zien.
• Bij schade heb je bewijs en context om te verhalen of door te belasten.
• Kosten per voertuig en per kilometer zijn tijdens het jaar zichtbaar, niet pas in de jaarcijfers.
• Bij een controle of audit heb je documenten en keuringen direct paraat.

Zo werkt het actieve voertuigdossier in FleetOne