Wat kost een vrachtwagen per kilometer?

Twee soorten kosten

Alle kosten van een vrachtwagen vallen in twee bakken. Vaste kosten lopen door of de wagen nu rijdt of stilstaat: afschrijving of lease, verzekering, motorrijtuigenbelasting, vergunningen en vaste onderhoudscontracten. Variabele kosten groeien met elke kilometer: brandstof, banden, reparatie en onderhoud, tol.

Het onderscheid is meer dan boekhoudkunde. Een wagen die weinig rijdt, wordt per kilometer juist duurder: dezelfde vaste kosten worden over minder kilometers uitgesmeerd. Dat is ook waarom stilstand zo hard aantikt.

De formule

Kosten per kilometer = (vaste kosten per jaar + variabele kosten per jaar) gedeeld door het aantal kilometers per jaar.

Simpel op papier. Het werk zit in de teller: alle kosten van dat ene voertuig bij elkaar krijgen, uit de boekhouding, de werkplaats, de brandstofpas en de tolfacturen.

Een ingevuld voorbeeld

Stel, en dit zijn nadrukkelijk aannames om de rekensom te laten zien: een trekker rijdt 120.000 kilometer per jaar. Brandstof is gerekend op 30 liter per 100 kilometer en € 1,50 per liter; banden op € 0,03 en reparatie en onderhoud op € 0,08 per kilometer.

Voertuigkosten zijn nog geen kostprijs

De € 0,80 uit het voorbeeld zijn de kosten van de wagen. Voor een kostprijs per kilometer, het getal waarop je een tarief baseert, tel je daar de chauffeur en een opslag voor overhead bij op. De loonkosten zijn bij de meeste transportbedrijven de grootste post, dus wie alleen met voertuigkosten rekent, offreert structureel te laag.

Houd de twee getallen wel uit elkaar. De voertuigkosten per kilometer vertellen je iets over de wágen: welke trekker aan vervanging toe is, welke bakwagen structureel duur is. De kostprijs vertelt je iets over je tarief. Voor beide geldt dat ze per voertuig pas iets waard zijn.

Wat de kosten per kilometer het meest beïnvloedt

Wil je het getal omlaag krijgen, dan zit de ruimte meestal in deze vier factoren:

• Het jaarkilometrage. De vaste kosten worden over de gereden kilometers uitgesmeerd: een wagen die veel stilstaat wordt per kilometer vanzelf duurder, zonder dat er iets kapot is.
• Brandstofverbruik en rijstijl. Brandstof is in het voorbeeld ruim de helft van het totaal; een liter per 100 kilometer verschil tikt op jaarbasis serieus aan.
• Leeftijd en reparaties. Een oudere wagen heeft lagere afschrijving maar hogere en vooral onvoorspelbaardere reparatiekosten. Juist daarom wil je die kosten per voertuig volgen.
• De inzet. Stadswerk met veel stoppen slijt anders dan snelwegkilometers; hetzelfde type wagen kan daardoor per kilometer flink verschillen.

Lees ook: wat kost stilstand van een vrachtwagen?

Waarom het gemiddelde bedriegt

De meeste bedrijven die dit uitrekenen, doen het één keer per jaar over de hele vloot. Dat gemiddelde verbergt precies wat je wilt weten. De ene trekker zit onder de € 0,70, terwijl een oudere wagen met veel reparaties boven de € 1,00 uitkomt. Beslissingen over vervangen, verkopen of anders inzetten neem je per voertuig, niet per gemiddelde.

Het tweede probleem is de vertraging. Wie de som maakt als de jaarcijfers binnen zijn, kijkt naar kosten van maanden geleden. De wagen die het hele jaar geld heeft gekost, heeft dat dan al gedaan.

Zo houd je het per voertuig bij

De reken-Excel is niet het probleem; het verzamelen is het probleem. Werkbonnen, brandstof, facturen en kilometerstanden staan in verschillende systemen, dus iemand moet ze elk kwartaal bij elkaar rapen.

Dat verzamelen is precies wat een voertuigdossier automatisch doet: elke afgeronde werkbon, elke factuurregel en elke kilometerstand uit de telematica landt bij het juiste kenteken. De kosten per kilometer staan er dan gewoon, per voertuig en actueel.

Zo toont FleetOne kosten per voertuigLees ook: wat is een voertuigdossier?