Bezettingsgraad van je verhuurvloot berekenen

De formule

Bezettingsgraad = verhuurde dagen gedeeld door beschikbare dagen, maal honderd. De periode kies je zelf, per maand of per kwartaal.

Het addertje zit in het woord beschikbaar. Bruto reken je met alle vlootdagen: elk voertuig telt elke dag mee. Netto haal je de dagen eraf waarop een voertuig niet verhuurbaar wás, bijvoorbeeld door onderhoud of schadeherstel. Beide getallen zijn nuttig: bruto laat zien wat je vloot als geheel oplevert, netto hoe goed je verhuurt wat er echt beschikbaar stond. Kies er één als hoofdgetal en wees er consequent in.

Een ingevuld voorbeeld

De cijfers hieronder zijn aannames om de rekensom te laten zien. Vul je eigen aantallen in.

Wat is een goede bezettingsgraad?

Een universeel goed percentage bestaat niet: het hangt af van je segment, je seizoen en je prijsstrategie. Wel zijn de uitersten betekenisvol. Zit je structureel tegen de honderd procent, dan verkoop je waarschijnlijk nee op piekmomenten, heb je geen ruimte om onderhoud fatsoenlijk te plannen en is je vloot eigenlijk te klein of je prijs te laag. Zit een deel van de vloot structureel laag, dan betaal je afschrijving, verzekering en stallingsruimte voor materieel dat niet terugverdient.

Het doel is dus niet het maximale getal, maar een bezetting waarbij je pieken aankunt, onderhoud gepland gebeurt en elk voertuig zijn vaste kosten terugverdient.

Waarom het gemiddelde ook hier bedriegt

Eén percentage over de hele vloot verbergt precies waar je op wilt sturen. De bakwagens kunnen op negentig procent zitten terwijl de koelwagens blijven staan, of de ene vestiging draait vol terwijl de andere halfleeg staat. Beslissingen over bijkopen, afstoten of verplaatsen neem je per voertuigtype en per vestiging, niet op het vlootgemiddelde.

Kijk daarnaast naar het patroon in de tijd. Een dip in één maand kan seizoen zijn; een type dat al drie kwartalen onder de rest ligt, is een signaal dat je vlootmix niet meer bij de vraag past.

Lees ook: wat kost een vrachtwagen per kilometer?

Bezetting verhogen zonder chaos

Meer bezetting komt zelden uit harder verkopen alleen. De grootste winst zit meestal in de dagen die nu weglekken:

• Realtime beschikbaarheid. Wie de telefoon pas kan beantwoorden na rondbellen langs vestigingen, verliest de klant aan wie meteen ja kan zeggen.
• Snelle inname en uitgifte. Elke dag tussen inname en opnieuw verhuren is een dag bezetting kwijt; een strakke inname-inspectie maakt de wagen dezelfde dag weer verhuurbaar.
• Schade direct bij inname vastleggen. Een discussie achteraf betekent een wagen die in de wacht staat en een klant die niet betaalt.
• Onderhoud in de dalmomenten plannen, op basis van de reserveringen die er al staan.
• Verlengingen en terugkerende huurders zichtbaar maken: een verlenging is bezetting zonder wisseldag.

Lees ook: wat kost stilstand van een vrachtwagen?

Meten zonder handwerk

De formule is simpel; het verzamelen is het werk. Zolang reserveringen in een agenda staan, contracten in mappen en de vloot in een Excel, kost het getal een middag per maand en klopt het nooit helemaal. Staat elk contract met een periode aan een voertuig gekoppeld, dan is de bezettingsgraad geen rekenklus meer maar een getal dat er gewoon staat: per type, per vestiging en actueel.

Bekijk voertuigverhuur in FleetOne